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物業公司檔案是指物業公司在其物業開發和管理活動中形成的具有保存價值的原始記錄，包括文字、圖像、聲音等各種形式。隨著物業管理工作的開展，從物業維修、養護設施設備到了解物業使用人情況，乃至收取物業管理費等，每個物業管理環節都離不開檔案。本文試從物業公司檔案的特點與管理現狀出發，結合自身工作實際感受，就優化物業公司檔案管理談些初步認識。

　　一、物業公司檔案的特點

　　與一般檔案相比較，物業公司檔案有其獨到的特點。正確認識和研究這些特點，有利于掌握物業公司檔案的客觀規律，推進物業公司檔案工作的科學管理，使之更好的服務于物業管理工作和業主。物業公司檔案的特點主要表現為檔案管理的動態性、檔案內容的憑證性、檔案利用的局限性等。

　　二、物業公司檔案管理存在的問題

　　(一)檔案管理動態性與及時完整收集之間的矛盾

　　物業公司檔案中有關的信息通常會隨著物業管理工作的開展而變化，物業公司檔案管理動態性特點，決定了必須根據物業和業主(物業使用人)情況的變化，對相關檔案內容及時更新補充。現實工作中，有些物業公司的領導和業務人員歸檔意識不強，致使負責物業管理具體運營操作的部門收到第一手資料后，不能及時向公司檔案部門移交，相當一部分文件材料散存在各個樓盤管理部門，有的甚至任意雜亂堆放，或者過了很久以后才零零散散地交給檔案室，導致物業公司檔案的完整性得不到保障。

　　(二)檔案傳統管理模式與要求快速準確查閱之間的矛盾

　　目前，相當部分小型物業公司，檔案仍以傳統的紙質形式儲存，尚未采用計算機輔助檔案管理，也未實現電子文件與紙質文本雙套制管理的目標。在實際工作中，由于物業公司與業主之間容易發生經濟利益糾紛，物業公司的檔案是雙方維權的重要依據憑證，同時公司對業主日常生活的服務，也需要檔案幫助解決問題，檔案的借閱利用率很高，利用者對查閱的速度和信息內容的精準方面，要求也愈加迫切。傳統的提供原始紙質檔案的查閱利用方式繁瑣而復雜，難以滿足物業公司實際工作的要求，查閱速度和精準性與利用需求的矛盾日益顯現，使物業檔案的憑證依據作用難以及時、有效的發揮。

　　(三)檔案利用局限性與檔案人員保密意識缺失之間的矛盾

　　物業公司檔案中的有些內容涉及個人隱私，使得檔案利用對象受到一定程度的局限。比如業主信息聯系表，里面涉及業主的姓名，出生年月，家庭地址，固定電話及手機號碼，業主及其家庭主要成員的工作單位，以及業主的身份證和房產證復印件等信息。物業公司檔案人員有義務為業主、為公司做好保密工作，不得隨意泄露，這是檔案人員從業最基本的職業道德。然而現實工作中，有些物業公司對檔案工作缺乏必要的重視，不注重檔案人員的選配，檔案人員入職門檻低，入職后崗位培訓不到位，一些檔案管理人員匆匆上崗，對物業檔案管理的基本知識和起碼要求知之甚少，對物業公司檔案和業主信息的保密要求不了解。由于保密意識缺失，小則侵犯物業公司或業主的利益，大則引來狀告物業公司的訴訟官司，使公司承擔經濟賠償責任，造成惡劣的社會影響，妨礙物業公司的健康發展。

　　三、優化物業公司檔案管理的措施

　　針對物業公司檔案管理面臨的情況，必須結合物業公司檔案的特點，正確認識存在的問題，并積極尋求切實可行的對策。筆者認為，可從以下幾個方面采取措施。

　　(一)加大宣傳培訓力度，提升全員檔案意識

　　物業公司應充分意識到物業公司檔案對于一個物業企業發展運作的重要性。一方面，積極主動開展宣傳。在全公司范圍開展檔案工作宣傳，增強領導干部、業務人員，特別是檔案人員的檔案意識，積極爭取物業公司領導以及各業務部門對檔案工作的高度重視，為物業公司檔案人員定期及時收集各業務部門產生的檔案，營造積極參與、主動配合的氛圍基礎。另一方面，要強化檔案業務培訓。積極組織公司和基層物業檔案人員開展崗位專業培訓，并能做到檔案人員入職專業培訓與在職繼續教育并重，努力提高檔案人員的業務素質和綜合素質，增強責任意識，使之具備檔案管理要求的基本素養和工作能力。同時，采取各種激勵措施，激發檔案人員的工作活力，不斷提高檔案管理水平，為做好物業公司檔案管理工作提供充分的人力和物力保障。

　　(二)創新管理手段，推進檔案信息化進程

　　在物業公司檔案管理過程中，要結合物業公司檔案內容構成相對固定的特點，盡快引進信息化管理技術，運用專業的計算機檔案管理軟件，實現檔案信息存儲和查詢等功能。必要時，還可以進行有關檔案的數字化處理，進行電子掃描，檔案信息數據用光盤、移動硬盤備份。借助信息技術，使得檔案的憑證依據和信息參考作用，在提供查閱利用過程中更加及時、有效的得以發揮。同時，要積極開發檔案資源，通過較深層次的信息開發，提供系統的信息加工材料，提高檔案的使用價值，更好地為物業管理業務部門和業主(物業使用人)服務，創造良好的社會效益和經濟效益。

　　(三)強化制度建設，規范檔案管理

　　制度約束行為。檔案管理制度是檔案工作的重要基礎，要以科學化、規范化為目標，根據物業管理狀況不斷改進和創新各項檔案管理規章制度，只有這樣，才能更好地優化物業公司檔案管理。要通過進一步建立健全檔案管理規章制度，落實崗位職責，明確各級人員的責任，把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要內容和考核依據，嚴格執行機制，貫徹落實實施。建立涵蓋公司領導，各業務部門的檔案管理工作網絡，規范文件材料歸檔和檔案管理的全過程，使物業公司檔案工作走上管理規范化的軌道。

　　物業公司檔案管理工作是物業企業重要的基礎工作之一，物業檔案管理的優化與企業的持續發展密不可分，要充分認識到目前物業公司檔案管理工作的不足，并想方設法優化完善，使物業公司檔案更好地發揮對于物業企業乃至全社會的利用價值。